+84 28 3833 5896 628 Lê Hồng Phong, Phường 10, Quận 10, TP.HCM
 V.L.C LÀ CÔNG TY CHUYÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ VỀ KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN - THUẾ, PHÁP LÝ - LUẬT SƯ & SỞ HỮU TRÍ TUỆ HÀNG ĐẦU VIỆT NAM

TRA CỨU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Dịch vụ hóa đơn điện tử

Dịch vụ hóa đơn điện tử

dieu-kien-su-dung-hoa-don-dien-tu

Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp thời đại công nghệ. Theo quy định: 01/11/2020, 100% doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

 

Để việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần hiểu rõ các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử như: Hóa đơn điện tử là gì? Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử là gì? Thủ tục?.....Hãy cùng tìm hiểu rõ về hóa đơn điện tử tại bài viết dưới đây:

I. NHỮNG ĐIỀU DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT NGAY VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

1.  Hóa đơn điện tử là gì?

  • Theo Điều 3, thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011.
  • Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
  • Hóa đơn điện tử gồm các loại: Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm...; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng...,hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan
  • Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
  • Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.
  • Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

      -  Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

      -  Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh rong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc             hiển thị hóa đơn điện tử

      -  Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung sau:

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài Chính.

b)  Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

c)  Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

d)  Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.Đói với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

e)  Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

g)  Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng việt.Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng việt.Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy(,) sau chữ số hàng đơn vị.

2.  Thủ tục doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

  • Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của thông tư 32/2011/TT-BTC để gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tư của cơ quan thuế

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu bao gồm:

  • Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo thông tư 32/2011/TT-BTC)
  • Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo thông tư 32/2019/TT-BTC
  • Tạo hóa đơn mẫu theo đúng định dạng gửi người mua, có chữ ký số

Trước khi làm bộ hồ sơ, doanh nghiệp nên liên hệ cán bộ Thuế quản lý để biết xem Chi cục thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp.

Lưu ý: Sau 2 ngày gửi thông báo, nếu không có phản hồi của Cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành.Doanh nghiệp có thể tra cứu thông báo và mẫu hóa đơn đã nộp tại địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

3.  Hóa đơn điện tử có liên không?

  • Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên.Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và Cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất

4.  Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

  • Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email
  • Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

5.  Chữ ký điện tử và chứng thư số?

a/  Chữ ký điện tử

  • Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.
  • Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của HĐĐT giúp xác thực HĐĐT đó là của đơn vị điện lực phát hành.
  • Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức,cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.
  • Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:

      -  Chống từ chối bởi người ký

      -  Đảm bảo tính toàn vẹn của HĐĐT trong quá trình lưu trữ, truyền nhận

  • Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử

b/ Chứng thư số

  • Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.
  • Chứng thư số có thể được xem như là một "chứng minh thư" sử dụng trong môi trường máy tính và internet
  • Chứng thư số được sử dụng để nhận diện một cá nhân, một máy chủ, hoặc một vài đối tượng khác và gắn định danh của đối tượng đó với một khóa công khai (public key), được cấp bởi những tổ chức có thẩm quyền xác nhận định danh và cấp các chứng thư số.
  • Chứng thư số được tạo bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực, trong đó chưa publickey của người dùng và các thông tin của người dùng theo chuẩn X.509.

6. Người mua có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

  • Đối với khách hàng là khách hàng cá nhận, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
  • Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan thuế.
  • Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
  • Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, V.L.C hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử.Khách hàng có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ Hotline: 0919 293 774 hoặc ĐĂNG KÝ qua mail: [email protected]

II. DỊCH VỤ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TẠI V.L.C

Hiện nay, V.L.C đã đăng ký mở rộng thêm chức năng "cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử" vào giấy phép hoạt động của mình với cam kết: đảm bảo rủi ro về tài chính, có đội ngũ nhân viên tin học đáp ứng yêu cầu hoạt động, có đầy đủ trang thiết bị kỹ thuật kết nối với các cơ quan chức năng theo qui định.

1. Những dịch vụ hóa đơn điện tử V.L.C cung cấp cho khách hàng

Khách hàng có thể sử dụng một số hoặc toàn bộ các dịch vụ sau của V.L.C:

  • Cung cấp chữ ký số để sử dụng hóa đơn điện tử;
  • Trực tiếp cung cấp phần mềm dịch vụ hóa đơn điện tử; hoặc thay mặt khách hàng liên hệ và làm việc với nhà cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử;
  • Cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử vào các thiết bị của khách hàng;
  • Thiết kế mẫu hóa đơn điện tử theo yêu cầu của khách hàng;
  • Hướng đãn, hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử;
  • Thực hiện các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế;
  • Cho thuê địa điểm, trang thiết bị để khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử;
  • Cung cấp nhân viên khởi tạo và xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng;
  • In và kiểm tra hóa đơn điện tử khi khách hàng mua hàng;
  • Gởi các loại báo cáo về sử dụng hóa đơn điện tử của khách hàng đến các cơ quan chức năng theo qui định.

2. Nghĩa vụ và trách nhiệm của V.L.C đối với khách hàng trong dịch vụ hóa đơn điện tử

  • V.L.C có nghĩa vụ công khai thông báo phương thức hoạt động, chất lượng dịch vụ trên Website giới thiệu dịch vụ của V.L.C
  • Cung cấp dịch vụ truyền nhận hóa đơn điện tử và dữ liệu hóa đơn điện tử giữa khách hàng với cơ quan thuế;
  • Thực hiện việc gửi, nhận đúng hạn, toàn vẹn hóa đơn điện tử theo thỏa thuận với các bên tham gia giao dịch;
  • Lưu giữ kết quả của các lần truyền, nhận hóa đơn điện tử;
  • Thông báo cho khách hàng và cơ quan thuế trước 30 ngày kể từ ngày tạm ngừng kinh doanh, dừng hệ thống để bảo trì và biện pháp xử lý để bảo đảm quyền lợi của người mua dịch vụ;
  • Chịu trách nhiệm về việc hóa đơn điện tử của khách hàng đến cơ quan thuế không đúng thời hạn theo quy định trong trường hợp khách hàng đến cơ quan thuế không đúng thời hạn quy định;
  • Bảo đảm giữu bí mật về dữ liệu các thông tin về hóa đơn điện tử của khách hàng.

3. Nghĩa vụ của V.L.C đối với cơ quan thuế trong cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử:

  • Chỉ được cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho người mua căn cứ theo ngày nêu tại thỏa thuận đã ký với Tổng cục thuế;
  • Có trách nhiệm chuyển hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và dữ liệu hóa đơn điện tử (đối với trường hợp người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) đến cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ người mua dịch vụ chuyển đến;
  • Cung cấp đầy đủ thông tin, dữ liệu cho cơ quan quản lý thuế khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật;
  • Tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật về viễn thông, Internet và các quy định kỹ thuật, nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền ban hành;
  • Có trách nhiệm thiết lập kênh kết nối chuyển dữ liệu với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế đảm bảo liên tục, an ninh, an toàn;
  • Chủ động giải quyết khi có vướng mắc trong quá trình thực hiện dịch vụ hóa đơn điện tử và thông báo với cơ quan thuế để phối hợp nếu vướng mắc có liên quan tới Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế;

Trường hợp có lỗi của công thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì phải thực hiện thông báo ngay cho người mua dịch vụ, cơ quan quản lý thuế để thực hiện theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế.

III. PHƯƠNG THỨC KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VÀ PHÍ DỊCH VỤ CỦA V.L.C

1. Các bước để ký kết và thực hiện hợp đồng với V.L.C

a)  Ký kết hợp đồng

  • Khi có nhu cầu dịch vụ, khách hàng có thể liên hệ với V.L.C bằng nhiều cách như: Gặp trực tiếp (khách hàng đến văn phòng V.L.C hoặc cử V.L.C cử người đến văn phòng khách hàng); thông qua điện thoại, email,... để đặt vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử;
  • V.L.C tiếp nhận thông tin, giải thích và tư vấn cho khách hàng lựa chọn hình thức và cách sử dụng hóa đơn điện tử như thế là hiệu quả nhất, phù hợp với điều kiện hiện có của doanh nghiệp;
  • V.L.C gởi khách hàng bản hợp đồng mẫu và báo phí dịch vụ để tham khảo.Ngay sau khi thống nhất V.L.C cho nhân viên chuyển đến khách hàng hai bản chính của hợp đồng và thực hiện việc ký kết;

b)  Thực hiện hợp đồng

  • Doanh nghiệp cung cáp thông tin, lựa chọn mẫu hóa đơn để V.L.C thiết kế mẫu hóa đơn cho phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp và đúng qui định;
  •  V.L.C soạn và gởi các thủ tục hành chính đến cơ quan thuế về việc doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử;
  • Khi được cơ quan thuế chấp thuận, V.L.C liên hệ với khách để cài đặt phần mềm, cấp tài khoản, tích hợp chữ ký số và hướng dẫn cách sử dụng;
  • Doanh nghiệp thực hiện các thao tác xuất hóa đơn trên phần mèm khi có nhu cầu cung cấp hóa đơn cho khách hàng mua hàng hóa, dịch vụ của mình.

2. Hợp đồng mẫu: Mời quý khách bấm vào đây để xem

 

 

Kế toán - Kiểm toán - Thuế

Liên hệ

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VÀ TƯ VẤN V.L.C

Trụ sở chính:

- Điện thoại: 0913 854 447 - 0918 01 22 55

- Email: [email protected] - [email protected]

- Địa chỉ: 628 Lê Hồng Phong, P. 10, Q. 10, TP.HCM

Văn phòng:

- Địa chỉ: 630 Lê Hồng Phong, P. 10, Q. 10, TP.HCM

Chi nhánh 1:

- Địa chỉ: 638/10 Lê Hồng Phong, P. 10, Q. 10, TP.HCM

Chi nhánh 2:

- Địa chỉ: 750/72 Điện Biên Phủ, P. 10, Q. 10, TP.HCM

 

Bản đồ